Backup vs. Archivierung: Unterschiede, Gemeinsamkeiten und Empfehlungen für Unternehmen

Was ist ein Backup?

Backup bedeutet Sicherheitskopie: Du erstellst regelmäßige Kopien aller wichtigen Daten, damit sie nach Ausfällen, Schäden, Hackerangriffen oder versehentlichem Löschen schnell zurückgeholt werden können. Ohne aktuelles Backup sind Daten bei Verlust meist endgültig weg.

Wichtige Fakten:

• Primär zur schnellen Wiederherstellung im Notfall
• Typische Speicherorte: Cloud, lokale Platten, externe Medienträger
• Automatische, regelmäßige Updates empfehlenswert

Cloud-Backup vs. Offline-Backup

• Cloud Backup:
  
  • Von überall & jederzeit abrufbar
  • Schützt vor physischen Schäden
    – Risiken bei Hackerangriffen auf Accounts
• Offline Backup:
  
  • Unabhängig vom Internet, immun gegen viele Cyberattacken
    – Gefahr bei Brand, Diebstahl, Wasserschäden

Backup-Arten

• Voll-Backup
• Differenzielles Backup
• Inkrementelles Backup

Mehr zu den Backup-Möglichkeiten: Backup-Konzept erstellen: Leitfaden, Regeln & typische Fehler für Unternehmen

Was ist Archivierung?

Archivierung heißt, Daten über Jahre oder Jahrzehnte sicher, unveränderlich und geordnet aufzubewahren, häufig aufgrund gesetzlicher Verpflichtung (z. B. Handelsbriefe, Rechnungen, E-Mails). Der Zugriff ist selten, soll aber auch nach Jahren problemlos möglich sein.

Besonderheiten:

• Langfristige, oft gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung (10 Jahre+)
• Daten sind in der Regel gegen Veränderung geschützt („Write-Once, Read-Many“)
• Geeignet für steuerrelevante Dokumente, Verträge, E-Mails u. a.
• Meist in spezialisierten Archivsystemen mit Such- und Verwaltungsmöglichkeiten

Backup vs. Archivierung – Gemeinsamkeiten & zentrale Unterschiede

Worin stimmen Backup und Archivierung überein?

• Beide sichern Daten außerhalb des laufenden Systems (nicht im Arbeits-Ordner).
• Ziel: Schutz vor Verlust, Erfüllung gesetzlicher oder organisatorischer Pflichten

Unterschiede zwischen Backup und Archivierung

Zweck:

• Ein Backup dient zur schnellen Wiederherstellung verloren gegangener oder beschädigter Daten nach technischen Ausfällen, Angriffen oder Fehlern.
• Archivierung bedeutet, Daten langfristig, unveränderlich und geordnet für Dokumentationspflichten oder Nachweise aufzubewahren.

Speicherort:

• Backups werden meist in der Cloud, auf externen Festplatten, NAS oder anderen wechselbaren Medien gespeichert.
• Archive liegen oft auf speziellen Archivservern, zertifizierten Lösungen oder in darauf spezialisierten Cloud-Diensten.

Zugriffsart:

• Auf ein Backup wird nur im Notfall komplett oder abschnittsweise zugegriffen, meistens zur Wiederherstellung großer Datenmengen.
• Bei der Archivierung greifst Du gezielt und gezielt auf einzelne Dokumente oder E-Mails zu, häufig auch noch nach mehreren Jahren.

Veränderbarkeit:

• Backup-Daten können bei jeder neuen Sicherung überschrieben oder gelöscht werden.
• Archivdaten bleiben in der Regel unveränderbar gespeichert (“Write Once, Read Many”) und sind gegen nachträgliche Änderungen geschützt.

Aufbewahrungsdauer:

• Backups werden meist kurz- bis mittelfristig (Tage bis Monate) aufbewahrt, solange aktuelle Daten benötigt werden.
• Archive sind für die langfristige Speicherung (Jahre bis Jahrzehnte) ausgelegt, oft aus gesetzlichen Gründen.

Rechtlicher Status:

• Backups sind technisch sinnvoll, aber selten direkt gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen sind zwar zur Datensicherung verpflichtet, aber nicht dazu, Backups für bestimmte Zeiträume aufzubewahren.
• Archivierung ist in vielen Fällen (z. B. bei Steuerunterlagen) gesetzlich vorgeschrieben, inklusive klarer Fristen und Schutzanforderungen.

Fazit: Backup und Archivierung – beide nötig, aber klar trennen!

Backups und Archivierung sind kein “Entweder-oder”: Beides ist Pflicht, wenn Du Deine Daten schützen und alle Anforderungen erfüllen willst. Während das Backup schnell wieder arbeitsfähig macht, sorgt die Archivierung dafür, dass Du auch nach Jahren noch nachweisen und finden kannst, was für Steuer, Recht und Organisation wichtig ist.

Unsere Empfehlung: Trenne Deine Backup- und Archivierungsdaten technisch und organisatorisch. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern verhindert folgenschwere Fehler im Ernstfall!

FAQ zu Backup vs. Archivierung (Kernfragen & Kurzantworten)

Was ist der Hauptunterschied zwischen Backup und Archivierung?

Ein Backup dient zur schnellen Wiederherstellung nach Datenverlust. Archivierung sorgt für die geordnete, sichere und meist langfristige Aufbewahrung wichtiger Dokumente und Nachweise.

Welche Daten sollten archiviert werden und welche gebackupt?

Archiviert werden musst Du v. a. steuerrelevante, rechtlich relevante und langfristig wichtige Daten (z. B. Rechnungen, Verträge, buchungsrelevante E-Mails). Gebackupt wird alles, was Dich im Ernstfall „über Wasser hält“. also aktuelle Projekte, Bilder, Dateien, laufende Kommunikation.

Wo sollten Backups aufbewahrt werden?

Kombiniere standortgetrennte Backups (z. B. ein Cloud-Backup + eine verschlüsselte externe Festplatte vor Ort). Profis empfehlen die 3-2-1-1-0-Regel: 3 Kopien, 2 verschiedene Medien, 1 Kopie extern, 1 unveränderliche Kopie, 0 Fehler.

Was ist der Unterschied zwischen Datensicherung und Archivierung?

“Datensicherung” (Backup) schützt vor Datenverlust, “Archivierung” erfüllt (auch) Dokumentations- und Nachweispflichten.

Wie oft sollte ich ein Backup machen?

Am besten regelmäßig – je nach System und Datenmenge täglich, wöchentlich oder nach signifikanten Veränderungen.

Ist ein Backup eine Archivierung?

Nein! Ein Backup kann jederzeit wieder überschrieben werden. Archive bleiben oft unverändert und erfüllen strikte Anforderungen.

 

Quellen:

BKA – Cybercrime

Mittelstand Digital – IT-Sicherheit in der Wirtschaft

Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails